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标题:OA办公系统需求记录

作者:agui005 来源:http://www.xdlmn.com 时间:2011-03-31



1 组织架构 
  (总体组织架构图)

                            
部门编号 部门名称 领导 职责 备注




2 功能
  2.1 桌面
   登录后初始显示的画面。包括显示1、待办工作;2、已办工作;3、可取回工作;4、我收到的信息;5、我发送的信息;6、桌面便签。

2.2 个性化办公
个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能。
个性化办公包括电子邮件、个人通讯录、个人日程安排、待办事宜、外出登记、文件到达提醒、短信息提醒、在线联络等功能模块。个性化办公的各个功能,可以灵活配置,给使用者提供最大的方便。
2.2.1电子邮件
邮件可用于单位内部外部,每个用户可以拥有一个电子信箱,可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件;用户拥有树状的邮箱目录;可结合通讯录来选择邮件地址,实现单发或者群发邮件。
 
2.2.2 个人通讯录
每个用户可以管理自己的通讯录的信息,中还可保留公用通讯录的信息。用户可以通过多种查找方式,查找个人通讯录和公共通讯录的内容。
 
2.2.3 个人日程安排
每个用户可以对自己的日程进行管理,实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。
用户可以通过日历的视图,方便的设置日程内容,设置日程类型。对于需要提醒的日程,通过提醒功能通知用户。
还提供日程查询的功能,可以通过组合条件查询已设置的日程。
 
2.2.4 待办事宜
待办事宜是整个办公自动化的重要组成部分,实现收文、发文、业务受理等信息的传递,通过统一的窗口,给使用者展示所有需处理工作的列表,便于使用者掌握自己所有的工作。
 
2.2.5 外出登记
用户离开办公区域时,可以进行外出登记,记录离开时间、事由、预计返回时间、联系方式等,可以供其它用户了解其动向。同时,提供返回登记,也即取消外出的登记。
 
2.2.6 提醒功能
提供了多种方式的提醒功能,如果滚动方式的提醒区、弹出窗口式的提醒等。
可以进行日常按时提示、备忘提示等功能。用户可以自行设置提醒能容,也可以从日程安排中设置。
还可以根据设置自动进行文件到达的提醒、短消息提醒等。
 
2.2.7 在线联络
提供了在线联络的工具,用户之间可以通过在线联络的工具进行工作交流。
通过在线联络工具,用户可以给其他用户发送在线消息,也可以实时接收其他用户发来的消息,即使接收方不在线的情况下,消息也可以被发送,当接收方一登录OA,就可以收到发来的消息。利用在线联络,方便了不在同一地点办公的人员之间的联系。
 
2.3 专项管理
主要包括日常办公中,各种行政事务或特殊业务的管理,包括信访管理、会议管理、领导日程安排、车辆管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情况查询等。
2.3.1 信访管理
为信访管理提供包括收文(扫描)、登记、拟稿、领导审批、发文、归档等一整套管理,处理的方式类似于公文管理中的收文处理,信访流转的流程,也是可以由用户进行设置的,同时也提供了流程监控的功能。
 
2.3.2 会议管理
会议管理包括从会议计划的制定、会议通知发送到会议召开后的会议记录整理的全过程,主要包括会议议题、会议安排、会议通知、会议纪要等功能。
本以工作流方式把会议管理从会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后,可将此会议通知发送给所有与会人员,将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时,将会自动提醒每一位与会者参加会议。
会议流程示例
 
         会议室管理
维护会议室的基本信息,包括会议是地点、大小等。用户在会议安排的时候,可以查看会议室的使用情况。
 
         会议安排
从会议计划、会议审批到会议通知,均以流程控制,自动将审批工作发送给相关人员,协同完成会议的安排。
         会议计划
         会议审批
         会议通知
         会议统计
         会议查询
         会议纪要
相关人员可整理每次会议,对于各类会议精神、决议的登记,相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条,便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。
 
         会议查询
根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录,查看会议的纪要等,便于对会议执行情况的跟踪管理。
 
2.3.3 领导日程安排
相关人员协助安排领导或特定人员的日程。
领导日程安排的功能和个人日程安排类似,只是安排的对象不同。领导日程安排实现对领导或特定人员日程的安排、提示备忘等功能。目的在于协调工作安排、进行工作提醒。
 
2.3.4 车辆管理
管理车辆基本信息,管理车辆使用的整个过程,从车辆的申请、审批、通知等进行统一管理。车辆管理的流程也是可以通过流程自定义来进行统一设置和规范。

车辆管理示例
 
主要的功能包括:
         车辆基本信息管理
         用车申请
         用车审批
         用车情况管理
 
2.3.5 人事管理
可以管理单位员工的人事信息,上传员工的照片,可以通过组合条件查询员工的人事信息。员工的人事基本信息,包括部门、姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、职称、职务、学历、毕业院校、工作经历、备注等,上传照片的路径。
用户可以通过部门、姓名、政治面貌、学历等查询条件,查询员工的人事信息。有些人事信息是保密的,只有人事部门能看,即人事信息只有人事部及相关领导有才有查看权限。
 
2.3.6 物品管理
可以管理固定资产、办公用品、图书资料的信息,记录各种物品的名称、类别、编号、所属部门、购买时间、备注等。
同时对物品的使用情况进行登记,包括领用人、领用时间、责任人、归还时间等。
可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用情况。
 
2.3.7 接待管理
提供对来宾接待情况进行相应的登记管理,可以登记来宾的情况、事由、接待时间等,并可以通过组合条件查询来宾接待情况的历史信息。
 
2.3.8 外出情况查询
根据个性化办公中的外出登记,为各级负责人提供外出情况查询。负责人可以查询自己下属职工的在岗信息,了解职工工作情况,为领导掌握下属工作提供方便。
 
2.4 决策支持
本主要提供了报表功能,数据存储,内容管理,数据集成和知识管理作为决策支持的数据信息资源支撑,提供给决策者所需的信息资源,帮助其实现决策支持中的信息流程,工作流程,决策步骤的完整运行。
2.4.1 动态报表
可以收集报表数据,并提供通用的报表设计工具,用户可以根据需要设置报表的样式,生成报表。
 
2.4.2 常规报表
可以按照用户的设定,生成各部门向信息中心或有关部门要求的月报等常规报表,有权限的领导或工作人员,可以查看这些报表。
 
2.4.3 专项报表
可以生成一些特定的报表,如因工作需要,向有关领导提出的专题报表。有权限的领导或工作人员,可以查看这些报表。
 
2.5 公共信息
公共信息是对公共信息的集中管理,并且向用户提供共享信息服务,主要包括电子公告、共享文件、网上论坛、电子刊物、大事记、领导信箱、公用通讯录、规章制度、政策法规、常用信息、常用软件更新等几个部分。
2.5.1 电子公告
用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目,供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。
 
2.5.2 共享文件
可以将一些可共享的文件组织起来,供工作人员方便快捷的查询利用或者下载,免去了资料查找的繁琐过程,提高工作效率和文件的利用率。
可共享的文件主要包括:
         其他文书:历年各部门定制的内部业务操作口径、问答、指南等资料;
         信息资料:历年计划总结(季、年)、专报、简报、会议纪要等资料;
         大事记:历年局及各直属单位大事记;
         局内新闻:当前各部门工作动态;
         他局动态:劳保局、卫生局、药监局、民政局、市总工会等相关单位发送我局的信息资料摘编;
         文献检索:购买相关文献检索光盘载入,如国家有关法规、政策,医保相关资料等;
         视频、音频:历年工作大会市领导讲话录音、相关宣传电视片、其他视频音频等。
 
2.5.3 网上论坛
网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题,促进解决问题,加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,用户可在各版面提出话题参与讨论;论坛区和版面由论坛管理员管理;每个版面可由管理员设置版主,负责对该版文章的管理。
 
2.5.4 电子刊物
电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的窗口。
电子刊物采编人员在中选择重点信息,产生电子刊物采编稿,添加在办公的待发表的电子刊物中,每一期电子刊物发表后,可供员工阅读。
用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题,以及文章的时间、作者等信息对刊物和刊物中的文章进行查询。
 
2.5.5 大事记
大事记记录单位历年来发生的各类事件,授权专人维护,其他员工只能查看。
 
2.5.6 领导信箱
领导信箱是开设一个专用信箱,用来收集用户提出意见或建议。类似于网上论坛,用户可以发表意见或建议,通过本信箱直接传递给设置的领导人员,领导人员公开回复,供员工方便的查看。
 
2.5.7 公用通讯录
类似于个人通讯录,有通讯录管理功能和通讯录查找功能,只是这里维护的通讯录内容是所有用户可以公用的。
 
2.5.8  规章制度
规章制度用来管理与本部门有关的各种规章制度,信息内容由专人录入,供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式,其他员工只能查看。
 
2.5.9  政策法规
政策法规用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策,信息内容由专人录入,供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式,其他员工只能查看。
 
2.5.10 常用信息
为了便于用户的日常工作,设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号、长途区号等查询管理功能。
中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置,方便日常工作中迅速准确的连接。
 
2.5.11 常用软件下载
可以提供常用软件的下载的功能,管理人员可以在下载列表放入常用的软件,工作人员可以随时下载下载列表中的软件,如图片处理工具、视频播放工具、杀毒软件、最新病毒库等,免去了工作人员在网上查找、下载软件的时间和精力,提高工作效率。
2.6 管理
管理是为保证整个办公正常运行所设置,管理的范围包括部门及人员管理、用户权限管理、工作流定义、对外信息发布管理、基础信息维护、日志等。以达到配置和改变工作流程可适应各种不同应用环境的目的。
2.6.1 机构及人员管理
         机构管理
添加、修改机构信息,设定单位树状组织结构。
         岗位管理
在选定的机构中添加、修改岗位信息,一个机构中可以有多个岗位。
         人员管理
在选定的机构中添加、修改人员信息,一个机构中可以有多个人员。
 
2.6.2 用户权限管理
中的用户岗位可以自由定义。在给用户分配岗位时可以与实际情况一一对应,也可以给用户对应一个或多个已定义好的岗位。
中的权限已经预定义好,包括功能类权限(如电子公告、会议管理、车辆管理等)。

权限管理
 
         功能类权限管理
给每个岗位分配该岗位的功能权限,从所有的功能权限中选出该岗位的权限。
         用户权限的授权
有特殊权限的用户(如各科室领导及中心主任等),可以对其他下属人员进行授权,被授权人将得到相应的权限进行相关操作,同时可以取消该人的权限。
 
2.6.3 工作流定义
工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。每一项工作以流程的形式,由发起者(如会议申请人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如会议结束)。
内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。通过流程设置,可以将单位日常办公管理中的管理流程在中得到完整体现。实现各种请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率,同时也强化了办公工作的规范性。
工作流定义
 
         流程分类
办公中的很多功能都是工作流,本中将工作流分类,包括会议申请流程、用车申请流程,以及各科室的工作业务流程等。工作流定义分类进行,每一类流程中可以定义多个流程,流程发起者可以选择通过那种流程处理业务。
         操作管理
管理每一类流程中的操作,也就是某一步骤需要进行的处理。每一个操作可以包括多个会议处理权限,拥有这些权限的用户进行该步操作时,就可以进行相应的处理工作。
流程定义
定义具体的工作流程,可以添加、修改、删除步骤,设置每个步骤的操作、执行人。其中,操作来自操作管理中定义的操作,执行人可以是某个岗位,也可以是具体人员。如果执行人是具体人员,可以为具体人员设置代办人员,具体处理时,由前一步的操作人员指定具体处理人员;如果执行人是一个岗位,则会自动将工作分配给隶属于岗位的某个人员。
 
2.6.4基础信息维护
提供方便简单的编辑界面,使用户可以对运行中的基础数据进行初始化设置和更改。如办公中各种文档的类型、任务类型等。更改的信息将即时的在中展现出来,做到各种参数的灵活设置。
用户通过数据字典管理,可以方便的对规则、代码等进行业务逻辑上的变更,而不需要直接面对数据库。
 
2.6.5 日志
可以对所有的操作记录日志、保留痕迹。可以通过记录在中各种操作的日志查询了解用户和管理人员的行为,查出和解决安全隐患,或进行服务内容的改进。
日志的管理主要包括:
         日志查询/统计
 日志导入/导出


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